Varselordning

Formålet til varselordningen

Varselordningen har som formål

• å øke mulighetene for at ansatte kan ytre seg om rimelig mistanke eller viten om ulovligheter og alvorlige forhold i NCN uten å måtte frykte for negative konsekvenser.
• å beskytte personer som varsler til varselordningen i god tro, og
• å øke sannsynligheten for at feil og uregelmessigheter eller ulovligheter blir oppdaget så fort som mulig.

Varselordningen er et alternativ og supplement til de vanlige kommunikasjonskanalene i NCN.

Det er dermed frivillig å benytte seg av den, og det bør alltid vurderes om en observasjon kan håndteres hensiktsmessig ved henvendelse gjennom de vanlige kommunikasjonskanalene til ledelsen i NCN (nærmeste leder eller vedkommendes leder), til tillits- eller arbeidsmiljørepresentanten eller HR-avdelingen.

Varselordningen er spesielt tiltenkt situasjoner der en potensiell varsler ikke føler seg trygg på å bruke de vanlige kommunikasjonskanalene, inkludert ved frykt for å bli møtt med sanksjoner, samt situasjoner der det allerede har skjedd en henvendelse gjennom de vanlige kommunikasjonskanalene, og der observasjonen ikke har blitt tatt hånd om.

NCN gjør oppmerksom på at den beskyttelsen en varsler nyter under whistleblowerloven bare gjelder når varslet blir gjort i overensstemmelse med lovens krav, og gjennom de etablerte kanalene for varselordningen.

Du kan finne hele den danske varslerloven ved å følge denne lenka.

Hvem kan varsle til NCNs varselordning?

Varselordningen kan brukes av alle ansatte i NCN inkludert medlemmer av ledelsen og styret.

Varselordningen kan utover det brukes av andre fysiske personer som har fått tilgang til de opplysninger det varsles om i forbindelse med vedkommendes arbeidsrelaterte aktiviteter, og som tilhører en av følgende persongrupper med relasjon til NCN:

• selvstendig næringsdrivende,
• aksjonærer og medlemmer av styret, ledelsen, tilsynsrådet eller tilsvarende ledelsesorgan i NCN,
• frivillige,
• lønnede og ulønnede praktikanter,
• ansatte hos leverandører og underleverandører,
• tidligere ansatte i NCN, hos leverandører og underleverandører,
• personer med arbeidsmessige forhold som ikke har startet enda, og som varsler om overtredelser som vedkommende har fått tilgang til i løpet av ansettelsesprosessen eller andre forhandlinger før signering av avtale.

En varsler er ikke part i saken.

Varsleren vår, i samsvar med whistleblowerloven tilbakemelding i henhold til det nedenfor.

Hva kan varsles til varselordningen?

Varselordningen kan bare brukes til å varsle om visse forhold som har funnet sted eller vil finne sted i NCNs ansvarsområde, og bare når varsleren har fått tilgang til opplysningene i forbindelse med vedkommedes arbeidsrelaterte aktiviteter som ansatt i NCN.

Forholdene som kan varsles til varselordningen kan deles inn i tre kategorier. Disse er:

Kategori 1:

Enhver overtredelse av visse EU-regler og implementering av de i dansk rett innenfor områdene: 

• offentlig anbud 
• finansielle tjenesteytelser, produkter og markeder
• forebygging av hvitvasking av penger og finansiering av terrorisme
• produktsikkerhet og -samsvar
• transportsikkerhet
• miljøvern
• strålebeskyttelse og atomsikkerhet
• matvare- og matsikkerhet, dyrehelse, dyrevelferd og folkehelse
• forbrukerbeskyttelse
• beskyttelse av privatlivets fred og personopplysninger
• sikkerheten til nettverks- og informasjonssystemer
• konkurranserett og statsstøtte.
  
  Det fins ingen bagatellgrense for disse forholdene, og enhver overtredelse kan derfor varsles.

Kategori 2:

Øvrige alvorlige lovovertredelser som omfatter at de i utgangspunkt skal være snakk om forhold det er av offentlig interesse at de avdekkes.

Generelt vil dette omfatte opplysninger om straffbare forhold, herunder overtredelse av eventuelle taushetsplikter, misbruk av økonomiske midler, tyveri, svikt, underslag, bedrageri og bestikkelse, brudd på sikkerhet i transportsektoren, beskyttelse av natur og miljø, alvorlige brudd på arbeidssikkerheten osv.

Kategori 3:

Øvrige alvorlige forhold, som for eksempel omfatter tilfeller av seksuell trakassering eller andre grove personrelaterte konflikter på arbeidsplassen, f.eks. grov trakassering på grunn av rase, politisk eller religiøs tilhørighet, diskriminering, grove eller gjentatte overtredelser av forvaltningsrettslige prinsipper, herunder undersøkelsesprinsippet, krav om saklighet, maktmisbruk og proporsjonalitet, samt bevisst villedning av borgere og samarbeidspartnere osv.

I hver enkel sak som blir varslet gjennom varselordningen, blir det foretatt en konkret vurdering av om varselet faller innenfor ordningen.

Hvilke forhold kan ikke varsles til varselordningen?

Mindre alvorlige forhold kan ikke varsles til varselordningen.

Dette kan for eksempel være opplysninger om overtredelse av interne retningslinjer av mindre alvorlig karakter, herunder regler om sykefravær, klesstil, privat bruk av kontorrekvisita osv. Opplysninger om personalrelaterte konflikter på arbeidsplassen vil i utgangspunktet ikke være å anse som grove overtredelser, med mindre det er tale om grove konflikter eller trakassering.

Opplysninger om forhold som ikke omfattes av varselordningen kan, i overensstemmelse med gjeldende regler og retningslinjer, varsles gjennom de vanlige kommunikasjonskanalene til ledelsen i NCN (nærmeste leder eller vedkommendes leder), til tillitsvalgt eller HMS-ansvarlig eller HR-avdelingen.

Hvis du varsler om et forhold som vurderes å falle utenfor varselordningens anvendelsesområde, vil du bli orientert om dette. Ditt varsel videresendes ikke fra varselordningen til rett behandlingssted. Du må derfor selv gå videre med varselet ditt til rett instans, hvis det blir avvist av varselordningen.

Eksemplene som er gitt over er ikke nødvendigvis fullstendige. Hvis du er i tvil om det du har observert kan varsles til varselordningen eller ikke, oppfordrer vi deg til å varsle om det uten å opplyse identiteten din.

Hvem kan varsle til varselordningen?

Slik bruker du varselordningen

Varsler kan bare meldes inn eller startes via den etablerte varslerplattformen som drives av DAHL Advokatpartnerselskab. Plattformen sikrer at varsler blir behandlet fortrolig, og at den påfølgende dialogen kan utveksles sikkert via plattformen. Det er mulig å sende inn skriftlige varsler via plattformen.

Varslerplattformen finner du på https://ncnielsen.whistleblowers.nu

Varsler kan leveres på dansk.

Fortrolighet og anonymitet samt hvordan NCN behandler varsler er beskrevet mer detaljert under. 

Hvem behandler varslene?

Varsler behandles av NCNs interne varslerenhet med bistand av DAHL Advokatpartnerselskab.

Innledningsvis mottas alle varsler til varselordningen av DAHL Advokatpartnerselskab, som foretar en habilitetsvurdering som sikrer at varslene ikke blir overgitt til en person i NCN som selv er involvert i saken. Deretter blir varslene overlevert til videre oppfølgning av spesielt utpekte og betrodde medarbeidere i NCN.

I saksbehandlingen kan eksterne samarbeidspartnere som advokater og revisorer, samt ledelsen og styret, bli trukket inn.

Fortrolighet og anonymitet

En varsler velger selv om vedkommende vil opplyse om sin identitet i forbindelse med et varsel.

Varslere som ikke ønsker å opplyse om sin identitet må være oppmerksomme på å sikre at deres identitet ikke fremgår noe sted i varselet, inkludert eventuelle bilag. NCN gjør oppmerksom på at selv om identitet ikke blir opplyst, kan varselet i seg selv, eller de undersøkelsene som blir foretatt for å følge opp varselet, eventuelt avsløre varslerens identitet. NCN kan derfor ikke garantere at en varsler er anonym, men vi kan garantere at varsleren er sikret fortrolighet om identiteten sin.

Hvis identiteten til varsleren ikke er kjent for NCN kan muligheten for å følge opp varselet være begrenset. NCN oppfordrer derfor til å varsle med opplysninger om identitet.

NCN behandler alle opplysninger som blir mottatt via varselordningen fortrolig og med diskresjon.

Varslerens identitet (og opplysninger som kan avsløre identiteten) blir holdt fortrolige av de som er autoriserte til å behandle varselet. De personene som behandler varselet er underlagt en lovbestemt taushetsplikt om alle opplysninger som angår varselet.

Opplysninger om varslerens identitet og andre opplysninger, ut fra hvilke varslerens identitet direkte eller indirekte kan avledes, kan bare videreformidles til andre enn de autoriserte personene med varslerens uttrykkelige samtykke, hvis de er kompetente til å motta eller følge opp varsler i samsvar med det følgende avsnittet.

Selv om varsleren ikke har gitt samtykke kan opplysninger om varslerens identitet og andre opplysninger, ut fra hvilke varslerens identitet kan avledes direkte eller indirekte, videreformidles til politiet og andre offentlige myndigheter, når videreformidlingen er nødvendig og forholdsmessig, og skjer for å imøtekomme overtredelser, eller med hensyn til å sikre berørte personers rett til et forsvar. Som utgangspunkt vil varsleren bli varslet på forhånd om en slik videreformidling.

Andre opplysninger fra varselet kan også bli videresendt når det skjer som ledd i oppfølgningen av et varsel eller for å imøtekomme overtredelser. 

Hvordan registrerer og behandler NCN varsler?

Alle varsler til varselordningen skal varsles vis den etablerte varselplattformen som er tilgjengelig på https://ncnielsen.whistleblowers.nu

Alle varsler blir registrert. Registreringen skjer i samsvar med fortrolighets- og taushetsplikten, som av whistleblowerloven er pålagt de autoriserte personene som mottar og følger opp varsler.

Senest sju dager etter varselet har blitt gitt, mottar varsleren en bekreftelse på at varselet er mottatt, forutsatt at varsleren har valgt å følge saken. Det er mulig å føre en dialog og sende inn ytterligere informasjon via varslerplattformen – også hvis varsleren ikke ønsker å opplyse om identiteten sin.

Når et varsel blir mottatt via varslerplattformen foretar DAHL Advokatpartnerselskab en habilitetskontroll, slik at det blir sikret at varselet ikke blir overlevert til behandling hos en person hos NCN som er omfattet av varselet.

Varsler behandles deretter av noen få betrodde medarbeidere hos NCN, som er instruert i den fortrolighets- og taushetsplikten de er underlagt i henhold til whistleblowerloven.

DAHL kan eventuelt bistå NCN med denne oppfølgningen.

De betrodde medarbeiderne er også instruert i at de skal følge opp varsler i detalj, og sørge for at det snarest mulig, og ikke senere enn tre måneder etter bekreftelsen på at varselet har blitt mottatt, blir sendt tilbakemelding til varsleren.

Tilbakemeldingen inneholder opplysninger om den oppfølgningen som har blitt foretatt, og en begrunnelse for den oppfølgningen. Tilbakemeldinger vil i mange saker bli gitt i flere omganger. Tilbakemelding blir gitt via varslerplattformen. For å kunne ta imot tilbakemelding må varsleren derfor velge å følge saken når den blir varslet.

De betrodde medarbeiderne beslutter selv hvilke aktiviteter som skal iverksettes for å følge opp varselet. Det er dog fastsatt en overordnet prosedyre for oppfølgningen, som inneholder forslag til aktiviteter som bør vurderes.

Oppfølgning av varsler omfatter alltid at det innledningsvis blir foretatt en vurdering av om varselet faller innenfor varselordningens anvendelsesområde.

Hvis det blir vurdert at varselet faller utenfor varselordningens anvendelsesområde (dvs. varselet ikke vedrører forhold som kan varsles til varselordningen, eller varselet blir meldt av en person som varselordningen ikke er åpen for), blir varselet avvist, og varsleren mottar en beskjed om dette i varselplattformen.

Hvis den innledende undersøkelsen konkluderer at det kan være snakk om en overtredelse, blir det varslede forholdet undersøkt nærmere. Det kan i den forbindelsen også skje at opplysninger fra varselet blir videreformidlet til politiet for ytterligere etterforskning.

Hvis det vurderes at varselet er ubegrunnet, blir saksbehandlingen avsluttet og varsleren får beskjed om dette.

Beskyttelsen som varsler

Varsleren nyter beskyttelse i form av fortrolighet, og beskyttelse mot represalier under visse betingelser:

• varselet må varsles til den interne varselordning, eller til den eksterne varselordningen (mer om dette lenger ned). I veldig spesielle tilfeller kan en varsler også oppnå beskyttelse ved å offentliggjøre sine observasjoner.
• Varsleren må ha rimelig grunn til å anta at de varslede opplysninger var korrekte på tidspunktet for varselet, og at opplysningene faller innenfor varselordningens anvendelsesområde, se om anvendelsesområdet over.

Varsleren må med andre ord være i god tro angående sitt varsel.

Hvis varsleren oppretter varsel i ond tro, kan det være straffbart (bøter), og varsleren kan bli politianmeldt, på samme måte som det også kan ha negative ansettelsesrettslige konsekvenser. Varsler gitt i ond tro inkluderer for eksempel bevisst varsling eller offentliggjøring av uriktige opplysninger – spesielt hvis det skjer med tanke på å trakassere eller skade andre personer.

Hvis det blir varslet i god tro, og i overensstemmelse med disse retningslinjene for varsler, er varsleren beskyttet av den taushetsplikten og fortrolighetsplikten som er beskrevet under punkt 10 over. Varsleren er også beskyttet mot represalier. Represalier omfatter en hver form for ufordelaktig behandling eller ufordelaktig følge som reaksjon på varselet. Denne beskyttelsen omfatter også familiemedlemmer, medhjelpere/partsrepresentanter med flere.

Hvis varsleren varsler i god tro, og i overensstemmelse med disse retningslinjene for varsler, ansees varsleren ikke for å ha tilsidesatt en lovbestemt taushetsplikt, blir ikke holdt ansvarlig innenfor dette.

De opplysninger det blir varslet om må varsleren ha fått tilgang til på lovlig vis. I motsatt tilfelle kan varsleren straffes for å ha skaffet seg tilgang til opplysningene.

Varslerens ytringsfrihet begrenses ikke

Muligheten til å varsle til henholdsvis NCNs interne varselordning eller den eksterne varselordningen, som er etablert av Datatilsynet (med om dette under), begrenser ikke ytringsfriheten i det øvrige for ansatte hos NCN. Det vil dermed fortsatt være ytringsfrihet og informasjonsrett i samsvar med de gjeldende regler om dette.

Den varslende personens rettigheter

Hvis varselet rettes mot én eller flere bestemt(e) fysisk(e) person(er), vil den eller disse personene i utgangspunktet bli orientert om det, mer om dette rett under. 

Orienteringen blir gitt når varselet er mottatt og de autoriserte medarbeiderne begynner å følge det opp. Hvis omstendighetene rundt varselet tilsier det, for eksempel av hensyn til oppfølgning og etterforskning eller hvis den varslede personens interesse i opplysningen finnes å burde vike for avgjørende hensyn til varslerens eller andre personers interesse, kan tidspunktet for orienteringen utsettes, eller orienteringen kan utelates helt jf. den danske databeskyttelsesloven § 22 første og andre ledd.

Informasjonen omfatter ikke opplysninger fra varselet, ettersom varselet er taushetsbelagt.

Hvis informasjonen ikke kan skje uten å avsløre identiteten til varsleren direkte eller indirekte, blir ingen orientering gitt. 

Fordi varslerens identitet er beskyttet av whistleblowerloven, opplyses identiteten til varsleren ikke til personen varselet gjelder uten av varsleren samtykker til det.

Behandling av personopplysninger

N. C. Nielsen A/S, Nørregade 66, 7860 Spøttrup, CVR-nr. 41118814 (NCN) er dataansvarlig for behandling av de personopplysningene som blir behandlet som ledd av behandling av varsler i varselordningen.

Behandling av personopplysninger for å behandle varsler som er mottatt som ledd av varselordningen, skjer med grunnlag i dansk lov om beskyttelse av varslere § 22.

I forbindelse med behandling av varsler vil NCN behandle personopplysninger som er i varselet, samt de opplysningene som blir samlet inn under oppfølgning av varsler. Personopplysningene omfatter konkrete identitetsopplysninger, kontaktinformasjon, stillingstittel, beskrivelse av varslede forhold, personens forhold til det varslede forhold, personers forhold til det varslede forholdet, opplysninger om straffbare forhold, opplysninger om rent personlige forhold (spesielt i trakasseringssaker), samt eventuelle opplysninger av sensitiv natur (art. 9 opplysninger). Sakens behandling vil kunne medføre at også øvrige kategorier av opplysninger blir samlet inn og behandlet.

Opplysningene kan angå varsleren, den berørte personen (personen varselet gjelder), og enhver tredjeperson nevnt i et varsel, samt øvrige personer som måtte avhøres i forbindelse med oppfølgning av varselet.

Hvis det er relevant for oppfølgningen av varselet, kan personopplysninger videreformidles til eksterne rådgivere og lokale myndigheter, som for eksempel politiet. Dette er omtalt i mer detalj i avsnittet om anonymitet og fortrolighet over.

Registrerte personer har i utgangspunktet en rekke rettigheter når deres personopplysninger behandles. De vanlige rettighetene i henhold til databeskyttelsesforordningen begrenses dog i en viss utstrekning som følge av de fortrolighets- og taushetsforpliktelser som er pålagt av whistleblowerloven.

Rettighetene til en person som blir varslet om i varselordningen, eller nevnt i et varsel, kan begrenses eller fjernes helt. Det gjelder retten til å motta informasjon etter databeskyttelsesforordningens art. 14, og innsynsretten etter art. 15.

Varsleren har rett til å motta informasjon om hvilke opplysninger NCN behandler om vedkommende (innsynsrett), samt rett til å få rettet uriktige opplysninger om seg selv. Varsleren har i visse tilfeller også rett til å gi innsigelse mot NCNs eller lovlig behandling av sine personopplysninger. Varslerens rettigheter kan også i visse tilfeller bli begrenset, hvis det blir vurdert at varslerens interesse i opplysningene blir funnet til å burde vike for avgjørende hensyn til private interesser, for eksempel av hensyn til andre involverte personer, samt til NCN, hvis formålet med innhentingen forspilles av at varsleren får kunnskap om innhentingen.

Hvis varsleren, en varslet person eller andre er uenige i den måten vedkommendes opplysninger behandles på i forbindelse med drift og administrering av varselordningen, kan dette påklages til Datatilsynet. Mer informasjon om generelle rettigheter og ytterligere opplysninger finner du på www.datatilsynet.dk.

Oppbevaring og sletting av varsler

Varsler oppbevares og behandles alene så lenge det er nødvendig og forholdsmessig for å overholde de kravene som fremgår av whistleblowerloven.

Varsler som faller utenfor anvendelsesområdet for varserordningen blir i utgangspunktet slettet straks, og senest sju dager etter av varsleren (der det er mulig) har blitt informert om at varselet faller utenfor ordningen, og ikke kan behandles. Varsleren har dermed en rimelig anledning til å uttale seg om dette og ivareta sine interesser. Hvis konkrete forhold taler for det, kan avviste varsler oppbevares utover perioden på sju dager regnet fra når avslaget ble gitt.

Varsler som faller innenfor anvendelsesområdet til varselordningen oppbevares så lenge det er nødvendig og forholdsmessig for å ivareta NCNs forpliktelser i henhold til whistleblowerloven. Dette innebærer at sletting skjer ut fra en løpende konkret vurdering fra sak til sak.

I vurdering av om et varsel fortsatt skal oppbevares eller om det skal slettes, vil det konkret og som minimum inngå om det er sannsynlig at personer med krav på beskyttelse etter whistleblowerloven vil kunne få behov for å dokumentere det pågående varselet, hensyn til NCNs plikt til å følge opp på mottatte varsler, herunder ved å knytte slike varsler sammen med tidligere mottatte varsler, samt om det er grunn til å anta at de gjeldende varslet vil kunne styrkes av senere mottatte varsler om samme forhold, f.eks. fordi det allerede har blitt mottatt flere varsler om samme emne.

Det fins dermed ikke en fast frist for hvor lenge varsler blir oppbevart.

I vurderingene brukes følgende utgangspunkt:

hvis det blir foretatt anmeldelse til politi eller andre relevante myndigheter, slettes opplysningene i utgangspunktet straks etter at saken er avsluttet hos de gjeldende myndighetene.

hvis det på bakgrunn av de innsamlede opplysningene gjennomføres disiplinære sanksjoner mot en medarbeider, eller det i det øvrige foreligger grund til at det er saklig nødvendig for NCN å fortsatt oppbevare opplysningene om medarbeideren, vil opplysningene bli oppbevart i den gjeldende personalsaken, med hensyn til den til en hver tid gjeldende lovgivningen.

hvis det ikke innen to måneder etter avslutning av oppfølgningen av et varsel har blitt foretatt anmeldelse til politi eller annen relevant myndighet, eller hvis opplysningene ikke er overført til en medarbeiders personalsak innen denne fristen, vil opplysningene i utgangspunktet bli slettet.

Varsling til den eksterne varselordningen

Datatilsynet har etablert en uavhengig og selvstendig ekstern varselordning til å ta i mot og behandle opplysninger om overtredelser.

De opplysninger om overtredelser som kan varsles til denne eksterne varselordningen, er ført opp i en liste under, og er dermed sammenfallene med de opplysningene som kan varsles til NCNs interne varselordning.

Det er opp til den enkelte potensielle varsleren å avgjøre om vedkommende vil varsle til den interne eller eksterne varselordningen.

Potensielle varslere oppfordres til å varsle til den interne varselordningen.

Potensielle varslere kan lese mer om den eksterne varselordningen, samt fremgangsmåten for varsling og saksbehandling på Datatilsynets hjemmeside for den eksterne ordningen på www.whistleblower.dk.